Última actualización Enero 2022
Definición
El acta de reunión es un documento en el que se deja constancia de lo ocurrido en una reunión de un órgano colegiado; por ejemplo, incidencias, acuerdos tomados, etc.
Criterios de uso
A pesar de que tradicionalmente en las actas se tendía a describir detalladamente las intervenciones que tenían lugar en la reunión (e incluso a reproducirlos literalmente), actualmente se considera preferible un modelo de acta más simplificado que constate los hechos más relevantes de forma sintética. Así, de acuerdo con este modelo de referencia, conviene seguir los criterios de redacción siguientes:
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Hay que procurar presentar la información de forma clara y ordenada, por medio de títulos que permitan identificar claramente las diversas partes del documento, y utilizar cuando sea conveniente un sistema de numeración que facilite la lectura del documento.
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Es recomendable usar el presente de indicativo aunque el acta se redacte después de la reunión.
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Las actas han de reflejar de forma neutral los hechos que han tenido lugar en una reunión, por eso conviene utilizar formas verbales impersonales (se reúnen en la Sala de Juntas…queda aprobada el Acta de la sesión anterior…)
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En cuanto al tratamiento personal, utilizar la tercera persona del singular para hacer constar las diversas personas que intervienen en la reunión (El presidente o presidenta da la palabra a…); incluso en el caso del Secretario o Secretaria, aunque sea quien redacta el acta, conviene utilizar la tercera persona para referirse a sus propias intervenciones (la Secretaria lee el informe…), si bien en la fórmula final se utilizará la primera persona del singular (…extiendo la presente acta).
Expresiones frecuentes
Fórmulas para expresar el orden del día:
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Lectura y aprobación, si es el caso, del acta de la sesión anterior.
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Asuntos de trámite
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Examen o estudio de …
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Aprobación de …
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Ruegos y preguntas.
Fórmulas para describir el desarrollo de la sesión:
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La presidenta abre la sesión y el secretario lee el acta de la reunión anterior.
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Se aprueba por unanimidad el acta de la sesión anterior.
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La Sra… explica (o informa de, o expone).
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El Sr….pide que conste en el acta la propuesta de….
Fórmulas para expresar los acuerdos:
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El acta de la sesión anterior se aprueba por unanimidad de los asistentes en votación ordinaria.
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Se aprueba el reglamento sobre…, por …votos a favor y …. en contra.
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La Universidad de Granada acuerda adherirse a …
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Se aprueba en votación ordinaria el informe de …, que se incorpora al acta con el anexo número…, por …votos a favor,…abstenciones y …votos en contra...
Estructura - Esquema
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CABECERA Identificar adecuadamente el órgano o estructura que emite el acta, utilizando el logotipo institucional de la UGR con Gradación o el de la Universidad de Granada junto con el del centro, cuando se trate de un acta de centro. Respetar el Manual de identidad visual corporativa de la Universidad de Granada |
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IDENTIFICACIÓN DE LA REUNIÓN Se debe referenciar el nombre del organismo, lugar, fecha y hora de inicio y finalización. Opcionalmente se puede incluir un número de sesión. Asistentes. Hacer referencia a que pueden verse en un anexo. |
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DESARROLLO DE LA SESIÓN Sintetizar la evolución e intervenciones relevantes. Indicar resultados de votaciones y acuerdos tomados. |
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FIRMA Se utilizará preferiblemente la firma electrónica, debiendo dejar el modelo un espacio reservado al efecto. En caso de ser manuscrita, indicar el cargo de la persona/s que firman el documento, su nombre y sus apellidos y, por último, la rúbrica. |
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ANEXOS Habrán de estar debidamente identificados. |
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ANEXO ASISTENTES Indicar nombre, apellidos y cargo dentro del órgano colegiado. Especificar en su caso, los asistentes no miembros del órgano colegiado o los miembros no asistentes, si se considera necesario. |
Ejemplos
* Los datos recogidos en los ejemplos son ficticios
Acta de reunión "breve"
Acta de reunión "formal"
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Acta de reunión "breve"
Acta de reunión "formal"